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Mag. Bernhard Brandauer, Rechtsanwalt
Was nach dem Tod eines Ziviltechnikers für Substitution, Kanzleiabwicklung, Nachlass und Urkundenarchiv zu ordnen ist.
Stirbt ein Ziviltechniker, regelt § 22 ZTG 2019 die berufliche Abwicklung der Kanzlei. Die Bundeskammer der Ziviltechniker bestellt dafür einen Substituten. Er betreut die Kanzlei im vollen Umfang unter eigener Verantwortung, arbeitet im Namen und auf Rechnung des Nachlasses oder der eingeantworteten Erben und erhält Zugang zu den im Urkundenarchiv gespeicherten Urkunden.
Diese Sonderregel betrifft die Ziviltechnikerkanzlei selbst. Sie ersetzt keine Prüfung von GmbH-Anteilen, Gesellschaftsverträgen oder sonstigen Nachlassfragen. Für die ersten Schritte nach dem Todesfall ist daher zwischen berufsrechtlicher Kanzleiabwicklung und der übrigen Verlassenschaft zu unterscheiden.
Der Check ordnet Bestellung, Verantwortung und Urkundenarchiv. Das Ergebnis kann mit den Eckdaten an die Kanzlei gesendet werden.
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Die Antwort trennt die Bestellung des Substituten von seiner laufenden Verantwortung und vom Urkundenarchiv.
Prüfen Sie, ob die Bundeskammer der Ziviltechniker bereits einen Substituten bestellt hat. § 22 ZTG 2019 sieht die Bestellung zur Abwicklung der Kanzlei vor. Der Präsident der Bundeskammer erlässt dafür einen Bescheid.
Der Substitut betreut die Kanzlei unter eigener Verantwortung und für Rechnung des Nachlasses oder der eingeantworteten Erben. Eigene berufliche Tätigkeiten sind streng zu trennen. Zu Beginn und am Ende der Tätigkeit wird eine Vermögensaufstellung erstellt.
Die Bundeskammer hat dem Substituten Zugang zu den gespeicherten Urkunden zu ermöglichen. Bei seiner Tätigkeit verwendet er sein eigenes Siegel oder seine eigene elektronische Signatur und weist auf die Funktion als Substitut sowie auf die Tätigkeit für Nachlass oder Erben hin.
Nach § 22 Abs. 1 ZTG 2019 bestellt die Bundeskammer der Ziviltechniker im Fall des Ablebens einen Substituten zur Abwicklung der Kanzlei. Dabei berücksichtigt sie eine letztwillige Verfügung des Verstorbenen. Fehlt eine solche Verfügung, berücksichtigt sie die Wünsche eines legitimierten Vertreters der Verlassenschaft gemäß § 810 ABGB.
Die Substitution reicht nur so weit, wie die Berufsbefugnisse des Substituten reichen. Seine fachliche Befugnis ist daher vor Beginn der Tätigkeit mit den Aufgaben der verstorbenen Kanzlei abzugleichen. Die Bestellung erfolgt durch Bescheid des Präsidenten der Bundeskammer.
Der bestellte Substitut betreut die Kanzlei des Verstorbenen im vollen Umfang unter eigener Verantwortung. Er handelt dabei im Namen und auf Rechnung des Nachlasses beziehungsweise der eingeantworteten Erben. Das macht den Aufgabenbereich von einer privaten Unterstützung einzelner Angehöriger unterscheidbar.
Zur Funktion gehören außerdem die Weisungen der Bundeskammer. Für die laufende Arbeit müssen daher offene Aufträge, Fristen, Akten, Rechnungen und Ansprechpartner so erfasst werden, dass die Kanzlei geordnet weitergeführt oder abgewickelt werden kann. Die zivilrechtliche Verlassenschaft und die berufsrechtliche Kanzleibetreuung bleiben dabei zwei miteinander verbundene, aber getrennt zu prüfende Ebenen.
Bei anderen reglementierten Betrieben gelten eigene Regeln. Die Beiträge zur Übergabe einer Arztordination und zur Nachfolge in einer Fahrschule behandeln solche Sonderregime.
§ 22 Abs. 4 Z 3 ZTG 2019 verlangt die strenge Trennung der eigenen beruflichen Tätigkeiten des Substituten von den Tätigkeiten für die zu verwaltende Kanzlei. Diese Trennung betrifft Aufträge, Vermögen, Unterlagen, Abrechnung und die Kommunikation mit Auftraggebern.
Zusätzlich muss der Substitut zu Beginn und bei Beendigung seiner Tätigkeit eine Vermögensaufstellung verfassen. Für die Praxis bedeutet das eine nachvollziehbare Ausgangsbasis und einen dokumentierten Endstand. Offene Honorare, Fremdgelder, Auslagen, Geräte, Unterlagen und sonstige Vermögenswerte sollten dem jeweiligen Bereich eindeutig zugeordnet werden.
Die Vermögensaufstellung ist ein Instrument der Kanzleiabwicklung. Sie beantwortet die berufsrechtliche Frage nach dem Anfangs- und Endstand und ersetzt keine gesonderte erbrechtliche oder gesellschaftsrechtliche Abrechnung des Nachlasses.
Die Bundeskammer der Ziviltechniker hat dem Substituten Zugang zu den Urkunden zu ermöglichen, die der Verstorbene im Urkundenarchiv der Ziviltechniker gespeichert hat. Damit können die für die Kanzleiabwicklung erforderlichen archivierten Urkunden in den geordneten Ablauf einbezogen werden.
Der Substitut verwendet sein eigenes Siegel, seine elektronische Beurkundungssignatur oder seine elektronische Ziviltechnikersignatur. Er muss dabei darauf hinweisen, dass er als Substitut für den Nachlass oder die eingeantworteten Erben tätig wird. Die Funktion und die Rechnungsträgerschaft sollen daher aus den Dokumenten klar hervorgehen.
Der Archivzugang ist auf die berufsrechtlich vorgesehene Tätigkeit bezogen. Er schafft keinen allgemeinen Zugriff auf beliebige Unterlagen und ersetzt keine Prüfung, welche Dokumente für einen konkreten Auftrag benötigt werden.
Für eine geordnete Beendigung braucht es eine aktuelle Liste der laufenden und abgeschlossenen Vorgänge, den dokumentierten Vermögensstand und die Zuordnung der Unterlagen. Der Endstand sollte erkennen lassen, welche Aufgaben erledigt, übergeben oder noch offen sind.
Der bestellte Substitut hat Anspruch auf Entlohnung. Die Höhe richtet sich nach der Festsetzung der Bundeskammer. § 22 Abs. 7 ZTG 2019 nennt dafür einen Anteil an der Betriebsleistung der betreuten Kanzlei, der 65 Prozent nicht überschreiten darf. Das ist eine gesetzliche Obergrenze für die Festsetzung und keine automatische Pauschale.
Für die Erben und die weitere Kanzleiführung ist deshalb zu dokumentieren, wer bestellt wurde, welche Befugnisse bestehen, welche Vorgänge offen sind, wie das Urkundenarchiv einbezogen wurde und welcher Vermögensstand bei Beginn und Ende vorlag.
Die Bundeskammer der Ziviltechniker bestellt den Substituten zur Abwicklung der Kanzlei. Die Bestellung erfolgt durch Bescheid des Präsidenten der Bundeskammer.
Die Substitution ist nur im Umfang der Berufsbefugnisse des bestellten Substituten zulässig. Diese Befugnisse müssen daher zu den Aufgaben der Kanzlei passen.
Der Substitut betreut die Kanzlei im Namen und auf Rechnung des Nachlasses oder der eingeantworteten Erben. Seine eigenen beruflichen Tätigkeiten sind davon streng zu trennen.
Die Bundeskammer hat dem Substituten Zugang zu den vom Verstorbenen im Urkundenarchiv der Ziviltechniker gespeicherten Urkunden zu ermöglichen.
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